Datei per E-Mail versenden

Sie können eine oder mehrere archivierte Dateien gleichzeitig per E-Mail versenden.

1. Möglichkeit: Versand von Dateien mit dem lokalen E-Mail-Programm (E-Mail)

In dieser Standardvariante für den E-Mail-Versand nutzen Sie Ihr lokal installiertes E-Mail-Programm. Unterstützt werden alle gängigen E-Mail-Programme, die eml-Dateien verarbeiten können. Die verschickte E-Mail finden Sie nach dem Versand in Ihrem lokalen E-Mail-Postfach unter "Gesendete Objekte".

Schritt für Schritt:

Wählen Sie in der Trefferliste die gewünschte Datei aus.
Öffnen Sie jetzt das Datei-Menü im Bereich "Anzeige" über das Symbol
Wählen Sie den Menüpunkt E-Mail-Versand.
Im Dialogfenster für den E-Mail-Versand wählen Sie den Reiter E-Mail.

Abb.: Dialogfenster E-Mail-Versand

1	Dateien als Anhang	Es wird eine eml-Datei mit Dateien und ggfs. mit Dokumentfeldern generiert. Geeignet für den Versand an Externe wie Kunden, Lieferanten etc. ohne Zugriff auf das eigene Archiv,
2	Dokument als Link	Es wird eine eml-Datei mit einem Link (URL) erstellt. Geeignet für den Versand an Mitarbeiter, Kollegen des eigenen Unternehmens, die Zugriff auf das Archiv haben.
3	Dateien auswählen	Dateien können nach Dateityp ausgewählt werden oder durch Aufklappen der Liste einzeln ausgewählt werden.
4	verschicke Dokumentfelder	Setzen sie ein Häkchen bei verschicke Dokumentfelder, um die eingetragenen Dokumentinformationen in die Nachricht der E-Mail einzufügen. Haben Sie mehrere Dokumente markiert, werden alle Feldinhalte hintereinander in die E-Mail eingefügt.

Wählen Sie den Befehl Senden.

Bei Nutzung von Google Crome: Akzeptieren Sie den folgenden Sicherheitshinweis Ihres Browsers mit Behalten.

Öffnen Sie die eml-Datei am unteren Bildrand.

Nun können Sie die vorbereitete E-Mail mit Ihrem lokalen E-Mail-Programm bearbeiten und versenden.

2. Möglichkeit: Versand von Dokumenten über den PROXESS Web Client Server (Web Client-Mail)

Der E-Mail-Versand von Dokumenten und Dateien kann auch zentral über den PROXESS Web Client Server erfolgen.

Schritt für Schritt:

Wählen Sie in der Trefferliste das gewünschte Dokument aus. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig markieren. Klicken Sie hierzu jeweils auf die erste Spalte der Trefferzeile (entweder mit gedrückter SHIFT-Taste oder mit gedrückter STRG-Taste). Markierte Dokumente werden grün hinterlegt und ein blaues Häkchen erscheint am Anfang der Zeile.
Öffnen Sie jetzt das Dokument-Menü im Bereich "Informationen" über das Symbol
Wählen Sie den Menüpunkt E-Mail-Versand.

Es öffnet sich das Dialogfenster für den E-Mail-Versand. Wechseln Sie auf den Reiter Web Client-Mail.

Abb.: Dialogfenster für den E-Mail-Versand mit Web Client-Mail

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfänger, ggf. auch CC und BCC ein.
Tragen Sie einen Betreff ein.
Verfassen Sie eine Nachricht um dem Empfänger das Zuordnen Ihrer E-Mail zu erleichtern.

1	Dateien als Anhang	Es wird eine E-Mail-Nachricht mit Dateien und ggfs. mit Dokumentfeldern als Anhang generiert. Geeignet für den Versand an Externe wie Kunden, Lieferanten etc.ohne Zugriff auf das eigene Archiv,
2	Dokument als Link	Es wird eine Nachricht mit einem Hyperlink (URL) erstellt. Versenden Sie einen Hyperlink, sollte der Empfänger auch Zugriff auf das PROXESS Archiv haben. Diese Form des E-Mail-Versandes eignet sich daher für E-Mails an Kollegen innerhalb eines Unternehmens.
3	Dateien auswählen	Dateien können nach Dateityp ausgewählt werden. Alternativ können Sie eine Auswahl treffen, indem Sie die Dateien, die Sie versenden möchten, durch Aufklappen der Liste einzeln mit einem Häkchen versehen.
4	verschicke Dokumentfelder	Setzen Sie ein Häkchen bei verschicke Dokumentfelder, um die eingetragenen Dokumentinformationen in die Nachricht der E-Mail einzufügen. Haben Sie mehrere Dokumente markiert, werden alle Feldinhalte hintereinander in die E-Mail eingefügt.

Wählen Sie Senden. PROXESS Web Client versendet nun automatisch Ihre E-Mail.

Tragen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in das Feld BCC ein. Dann finden Sie versendete E-Mails in Ihrem lokalen E-Mail-Programm wieder. Eine BCC-Adresse können Sie unter Einstellungen als Standard festlegen.